DairyBookडेरी सञ्चालन गर्दा हरेक दिन धेरै विवरण लेख्नुपर्छ—कुन किसानबाट कति दूध आयो, कुन दर लागू भयो, कुन ग्राहकलाई कति सामान बिक्री भयो, कसले भुक्तानी गर्यो र कसको बाँकी छ। यी विवरण फरक–फरक कापी, स्प्रेडसिट वा मोबाइल सन्देशमा राख्दा पुरानो हिसाब खोज्न र रकम मिलाउन समय लाग्न सक्छ।
यस्ता दैनिक अभिलेख एउटै ठाउँमा राख्न मद्दत गर्ने सफ्टवेयरलाई डेरी व्यवस्थापन प्रणाली भन्न सकिन्छ। अंग्रेजीमा यसलाई “dairy management system” भनिन्छ। सफ्टवेयरले हिसाब आफैँ सही बनाइदिन्छ भन्ने होइन; सही विवरण समयमै राख्ने र नियमित रूपमा जाँच्ने जिम्मेवारी डेरीकै हुन्छ।
डेरीको अभिलेख व्यवस्थित राख्नु किन उपयोगी हुन्छ?
व्यवस्थित अभिलेखले व्यवसायको दैनिक अवस्था बुझ्न सजिलो बनाउँछ। उदाहरणका लागि, तपाईंले यी प्रश्नको उत्तर छिटो पाउन सक्नुहुन्छ:
- आज वा यो हप्ता कति दूध संकलन भयो?
- कुन किसान वा आपूर्तिकर्ताको कति रकम बाँकी छ?
- कुन ग्राहकले सामान खरिद गर्यो र कति भुक्तानी गर्यो?
- कुनै दर परिवर्तन कहिलेदेखि लागू भयो?
- पुरानो कारोबारको विवरण कहाँ भेटिन्छ?
यी विवरण कागजी रजिस्टरबाट पनि राख्न सकिन्छ। कारोबार र प्रयोगकर्ता बढ्दै जाँदा डिजिटल प्रणाली उपयोगी हुन सक्छ, तर छनोट गर्नुअघि आफ्नो काम गर्ने तरिकासँग सफ्टवेयर मिल्छ कि मिल्दैन जाँच्नुपर्छ।
डेरी व्यवस्थापन सफ्टवेयरमा हेर्नुपर्ने सुविधा
दूध संकलन र किसानको विवरण
हरेक संकलनलाई मिति, किसान, परिमाण र लागू दरसँग जोडेर राख्न मिल्छ कि जाँच्नुहोस्। कुनै विवरण सच्याउँदा पुरानो र नयाँ जानकारी बुझ्न सकिन्छ कि सकिँदैन भनेर पनि सोध्नुहोस्।
बिक्री, ग्राहक र उधारो हिसाब
ग्राहकलाई उधारो बिक्री हुने भए बिक्री, प्राप्त भुक्तानी र बाँकी रकम एउटै खातामा देखिनुपर्छ। मिति छानेर ग्राहकको विवरण निकाल्न मिल्छ कि हेर्नुहोस्।
उत्पादन, मापन एकाइ र दर
तपाईंले प्रयोग गर्ने उत्पादनका नाम र एकाइको सूची बनाउनुहोस्। ग्राहक वा आपूर्तिकर्ताअनुसार दर फरक हुन सक्छ भने प्रणालीले त्यो कसरी सम्हाल्छ भनेर उदाहरणसहित बुझ्नुहोस्।
भुक्तानी र रिपोर्ट
दैनिक खरिद, बिक्री, भुक्तानी र बाँकी रकमको रिपोर्ट निकाल्न मिल्छ कि जाँच्नुहोस्। रिपोर्टमा कुन मिति समावेश छन् र जम्मा रकम कसरी निकालिएको हो भन्ने स्पष्ट हुनुपर्छ।
भूमिका अनुसार पहुँच र डाटा निर्यात
डेरी सञ्चालक, कर्मचारी, विक्रेता र ग्राहकलाई एउटै प्रकारको पहुँच चाहिँदैन। कसले कुन विवरण हेर्न वा परिवर्तन गर्न पाउँछ भनेर तय गर्नुहोस्। एउटै विक्रेता धेरै डेरीसँग जोडिएको छ भने डेरी छान्ने वा बदल्ने तरिका बुझ्नुहोस्। आफ्नो विवरण फाइलमा निकाल्न पाइन्छ कि, सेवा बन्द गरेपछि कति समय उपलब्ध हुन्छ र ब्याकअप कसरी राखिन्छ भन्ने पनि सोध्नुहोस्।
कापीबाट सफ्टवेयरमा सर्ने सरल तरिका
- किसान, ग्राहक र उत्पादनको नाम एउटै ढाँचामा लेख्नुहोस्।
- कुन मितिदेखि सफ्टवेयरमा नयाँ कारोबार राख्ने हो तय गर्नुहोस्।
- सुरुको बाँकी रकम पुरानो रजिस्टरसँग मिलाएर राख्नुहोस्।
- केही समय पुरानो अभिलेखसँग नयाँ विवरण तुलना गर्नुहोस्।
- कर्मचारी र अन्य प्रयोगकर्तालाई आवश्यक पहुँच मात्र दिनुहोस्।
- नियमित रूपमा डाटाको प्रतिलिपि निकालेर सुरक्षित राख्नुहोस्।
तपाईंको डेरीका लागि सही प्रणाली कसरी छान्ने?
“system for your dairy” अर्थात् तपाईंको डेरीका लागि प्रणाली छान्दा वास्तविक कामको उदाहरण प्रयोग गर्नुहोस्। एउटा किसानको दूध संकलन राख्नुहोस्, ग्राहकको बिक्री लेख्नुहोस्, भुक्तानी थप्नुहोस् र दुवै खाताको बाँकी रकम जाँच्नुहोस्। प्रयोग गर्ने कर्मचारीलाई पनि यो प्रक्रिया चलाउन दिनुहोस्। उनीहरूले सजिलै बुझ्छन् कि बुझ्दैनन् भन्ने कुरा सुविधाको लामो सूचीभन्दा बढी उपयोगी संकेत हो।
DairyBook डेरी सञ्चालक, विक्रेता र ग्राहकका अभिलेखलाई एउटै डिजिटल सेवामा व्यवस्थापन गर्न बनिरहेको उत्पादन हो। यसको हाल उपलब्ध सुविधा, मूल्य, डेटा निर्यात र गोपनीयता सर्त अपनाउनुअघि प्रत्यक्ष रूपमा जाँच्नुहोस्। व्यापारिक हिसाबका लागि प्रयोग गर्दा आफ्नो मौजुदा रजिस्टरसँग रकम मिलाएर मात्र पूर्ण रूपमा सर्नुहोस्।
प्रायः सोधिने प्रश्न
सानो डेरीलाई पनि व्यवस्थापन सफ्टवेयर चाहिन्छ?
हरेक सानो डेरीलाई सफ्टवेयर आवश्यक हुन्छ भन्ने छैन। धेरै व्यक्तिले कारोबार लेख्ने, पुरानो हिसाब खोज्न गाह्रो हुने वा ग्राहकको बाँकी रकम जाँच्न समय लाग्ने अवस्थामा उपयोगी हुन सक्छ। खर्च, तालिम र समय बचतको तुलना गर्नुहोस्।
सफ्टवेयरले लेखापालको काम पनि गर्छ?
सफ्टवेयरले कारोबार मिलाएर देखाउन सक्छ, तर कर, लेखा र अभिलेखसम्बन्धी नियम पालना गर्ने जिम्मेवारी व्यवसायकै हुन्छ। आवश्यक परे योग्य लेखा सल्लाहकारसँग परामर्श गर्नुहोस्।
सुरु गर्नुअघि के तयारी गर्ने?
किसान र ग्राहकको सूची, उत्पादन तथा एकाइ, लागू दर, सुरुको बाँकी रकम र कारोबार लेख्ने व्यक्तिको सूची तयार गर्नुहोस्। पुराना अभिलेख सुरक्षित राख्नुहोस्।